Zusatzblatt A – Datenherausgabe-, Datenaufbewahrungs- und Exit-Regelung ​AVV-ZB-DDE

  1. Zweck 

Dieses Dokument beschreibt die allgemeinen Regelungen zur Datenherausgabe, Datenaufbewahrung, Datenlöschung sowie zur Unterstützung bei einem möglichen Anbieterwechsel nach Beendigung der vertraglichen Leistungen. Es ergänzt die vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Parteien, insbesondere das Bestellformular, die Allgemeinen Servicebedingungen, die Datenschutzerklärung sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). 

  1. Datenherausgabe  

Auf Anfrage des Kunden können verfügbare kundenbezogene Datenbestände vor Vertragsende exportiert und bereitgestellt werden. 

Dies kann insbesondere umfassen: 

  • Benutzerdaten 
  • Trainingsdaten 
  • Awareness-Kampagnendaten 
  • Simulationsdaten 
  • Reporting-Daten 
  • Risikobewertungen und Human Risk Scores 
  • Incident-Reporter-Daten (soweit verfügbar) 

Die Bereitstellung erfolgt im Rahmen der technischen Möglichkeiten der eingesetzten Plattform sowie der vertraglich vereinbarten Leistungen. 

  1. Exportformate 

Soweit technisch verfügbar, können Daten in marktüblichen Standardformaten bereitgestellt werden. 

Dies kann insbesondere umfassen: 

  • CSV 
  • XLSX 
  • PDF-Reports 
  • Herstellerseitig unterstützte Standardformate 

Ein Anspruch auf Bereitstellung in einem bestimmten Zielformat besteht nicht, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde. 

  1. Datenaufbewahrung nach Vertragsende 

Sofern keine abweichenden gesetzlichen, regulatorischen oder vertraglichen Verpflichtungen bestehen, werden Kundendaten nach Vertragsende für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten, um dem Kunden die Möglichkeit zur Datenübernahme zu geben. 

Die reguläre Aufbewahrungsfrist beträgt bis zu 30 Kalendertage nach Vertragsende. 

Nach Ablauf dieser Frist beginnt der Löschprozess gemäß den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. 

  1. Datenlöschung 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten und kundenbezogene Informationen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 

Gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten bleiben hiervon unberührt. 

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen weiterhin gespeichert werden müssen, erfolgt eine entsprechende Einschränkung der Verarbeitung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. 

  1. Unterstützung beim Anbieterwechsel 

CS VISOR unterstützt den Kunden auf Anfrage bei der Bereitstellung verfügbarer Datenbestände zur Vorbereitung eines Anbieterwechsels oder der Übernahme in eigene Systeme. 

Die Unterstützung umfasst grundsätzlich: 

  • Bereitstellung verfügbarer Exportdaten 
  • Beantwortung technischer Rückfragen zum Datenexport 
  • Unterstützung bei der Übergabe der bereitgestellten Daten 

Weitergehende Migrations-, Transformations-, Integrations-, Beratungs- oder Projektleistungen sind nicht Bestandteil der Standardleistung und können gesondert beauftragt werden. 

  1. Einschränkungen 

Die Möglichkeiten zur Datenherausgabe können von den technischen Eigenschaften und Exportfunktionen der jeweils eingesetzten Herstellerplattform abhängen. 

CS VISOR übernimmt keine Gewähr dafür, dass sämtliche Datenstrukturen, Auswertungen, Dashboards oder proprietären Herstellerfunktionen vollständig in andere Systeme übertragen werden können. 

  1. Schlussbestimmungen 

Dieses Dokument dient der allgemeinen Beschreibung der Datenherausgabe-, Datenaufbewahrungs- und Exit-Regelungen im Zusammenhang mit Security Awareness & Human Risk Management Services. 

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesem Dokument und zwingenden gesetzlichen Vorschriften gehen die gesetzlichen Vorschriften vor. 

Im Übrigen gelten die vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Parteien.